No somos un producto terminado. Por eso, el equipo de Operaciones decidió revisar procesos que llevaban años funcionando igual e implementar una metodología de excelencia operacional para conseguir nuevas eficiencias.
Al inicio hubo resistencia y una pregunta incómoda: ¿de dónde vamos a sacar más eficiencia sin perder lo que nos importa? «El equipo estaba dispuesto, pero internamente sentíamos negación porque la meta de ahorro era muy alta», recuerda Diana María Ruiz, responsable de Operaciones y líder estratégica del proceso.
Uno de los primeros retos apareció en Mantenimiento. Allí la pregunta fue directa: ¿dónde vamos a ahorrar? «Pensábamos que ahorrar era dejar de hacer, hasta que entendimos que era hacerlo distinto», explica Juan Felipe Cuartas, responsable del área. Al reorganizar procesos y potenciar talentos, el equipo fortaleció su operación y logró ahorros por $597 millones.
En Cuidado humano y seguridad, el desafío fue aún más sensible: optimizar sin poner en riesgo el cuidado. «Hablar de ahorro en seguridad genera pánico, porque lo primero que piensas es en el riesgo», señala Yadira Domínguez, responsable del proceso. Con un análisis riguroso, el rediseño de la vigilancia nocturna y el respaldo de la sala de control, el equipo implementó seguridad electrónica en ocho sedes y logró ahorros por $900 millones, sin comprometer la protección de las personas.
En Gestión documental, el reto fue cultural. «Cambiar procesos que llevaban más de 40años haciéndose igual fue una conversación compleja», cuenta Jorge Alexánder Rúa, ayudante operativo de Correspondencia y mensajería. Ordenar, medir y repensar la operación permitió reducir 72 entregas mensuales y 2.400 hojas al año, lo que demuestra que la mejora también se construye desde lo cotidiano.
Otro frente clave fue Servicios logísticos, donde «la falta de datos generaba sobrecostos y reprocesos», explica Magaly Velásquez, responsable del área. La categorización de insumos, el análisis de información y los nuevos acuerdos con proveedores impactaron 20 sedes y representaron eficiencias por $170 millones.
Finalmente, Gestión de activos optimizó el transporte. «Todo cambio genera caos, pero entendimos que somos un ecosistema: mi acción impacta a todos», afirma Santiago Valencia, asesor de área. Estandarizaron criterios, redujeron el 32 % de los trayectos en taxi, evitaron 15.508 kg de CO₂ y ahorraron $764 millones.
$2.432 permitió ahorrar este trabajo colectivo y marcó un hito: ser la primera Caja de Compensación Familiar en recibir el KAIZEN™ Award Colombia, en la categoría Creación de valor al cliente.
Lo que comenzó como dudas y resistencias terminó alineándose en cinco frentes y un mismo propósito: hacer mejor lo que ya hacíamos, sin perder el cuidado ni el sentido.
