Políticas de matrículas por convenio empresarial
Los cursos presenciales para Educación Continua y Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH) podrán ser adquiridos por los usuarios a través de la modalidad de convenio empresarial, previa suscripción del convenio entre Comfama y la empresa. En el convenio se acordarán las condiciones particulares de los beneficios que la empresa otorgará a sus trabajadores grupo familiar y otros, y se precisará si aplica para toda la oferta de servicios de Comfama o para algunos programas específicos. Adicional a los lineamientos que sean acordados entre la empresa y Comfama, el proceso de matrícula por convenio empresarial estará sujeto a los siguientes términos:
Si un trabajador tiene acceso a más de un (1) beneficio, tendrá aplicación el de mayor valor; igualmente, si un menor de edad es beneficiario de ambos padres, tomará el mayor beneficio.
La empresa tendrá a su cargo el pago del valor de la matrícula de los usuarios que accedan a los beneficios acordados entre la empresa y Comfama. En tal sentido, será responsabilidad exclusiva de la empresa informar a Comfama los usuarios que deban ser retirados de los beneficios del convenio empresarial; para tal efecto, el reporte ordinario de retiro de empleados no resulta suficiente porque de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, los afiliados a Comfama podrán disfrutar de los beneficios de su afiliación hasta dos (2) meses después de notificada por el empleador la novedad de retiro. En todo caso, el retiro de beneficiarios del convenio luego de que haya iniciado el curso no dará lugar a pagos proporcionales y la empresa deberá asumir el valor total de la matrícula.
El proceso de matrícula será realizado directamente por el estudiante en la página web de Comfama o en los centros de servicio físico. El proceso realizado por la página web implica contar con una cuenta de e-mail activa para realizar la matrícula.
La inscripción solo se hará efectiva al momento de aprobación del pago. Si la empresa cubre el 100% del pago, la matrícula quedará en firme desde la inscripción; por el contrario, si el usuario debe asumir una parte del pago, se guardará la preinscripción durante 24 horas hasta que se efectúe el pago por cualquiera de los medios de pago habilitados por Comfama para el efecto.
El usuario podrá solicitar certificado de asistencia al curso, siempre que haya asistido mínimo al 80% de las clases o encuentros; en el programa de inglés, además de este requisito, el usuario debe obtener una nota final igual o superior a 3.0.
Para nivelaciones virtuales la activación del curso llegará al correo electrónico indicado por el estudiante incluyendo los menores de edad (la activación no llegará al correo electrónico del representante legal). Es responsabilidad del estudiante revisar el correo electrónico y todas las carpetas relacionadas, pues la no lectura de este correo y su información complementaria no dará lugar a la anulación de la matrícula en cualquiera de sus modalidades, ni a la presentación de reclamaciones para devolución de dinero ni saldo a favor y se generará cobro a la empresa por el valor total de la matrícula.
En las nivelaciones virtuales las fallas técnicas de acceso a plataformas digitales atribuibles al usuario no darán lugar a reclamaciones para devolución de dinero ni saldo a favor y se generará el cobro a la empresa por el valor total de la matrícula.
Para realizar la validación de los beneficiarios del convenio de forma preventiva se observará el siguiente procedimiento:
Una vez terminado el vínculo laboral del colaborador con la empresa deberá ser informado con el asesor de negocio Comfama para su inhabilitación en el convenio.
Una vez finalizada la temporada de matrículas, Comfama enviará un informe de los usuarios inscritos bajo la modalidad de convenio empresarial, para que la empresa verifique si los usuarios inscritos se encuentran habilitados para ser beneficiarios del Convenio. Así mismo, dentro de los primeros cinco (5) días calendarios de cada mes, Comfama compartirá el informe de los cursos que iniciaron el mes anterior, con el total de las personas matriculadas bajo el convenio para respectiva revisión de la empresa.
Después del envío de los informes que serán remitidos por Comfama, la empresa contará con ocho días (8) calendario para reportar las observaciones o modificaciones requeridas. En caso de no reportar ajustes, Comfama generará el cobro por el total de las personas informadas.
La facturación de las matrículas activas bajo la modalidad de convenio empresarial será remitida mes vencido por Comfama a la empresa, y en dicho proceso se observarán las siguientes condiciones:
De acuerdo con la normatividad vigente en materia de facturación, Comfama generará facturación electrónica para dar cumplimento a las condiciones establecidas en relación con la expedición (generación, validación y entrega), recibo, rechazo y conservación de la factura. En caso de presentarse alguna reclamación por valores y servicios facturados, teniendo presente la política aceptada, la empresa cuenta con tres (3) días hábiles a partir del día que se envía la facturación electrónica, para la devolución de la factura al correo electrónico: devolucionfacturas@comfama.com.co.
La empresa debe recibir la factura durante todos los días calendario del mes.
Si pasados 30 días después de la prestación del servicio no se ha recibido la orden de compra por parte de la empresa, se procederá con la facturación sin orden de compra y se debe recibir la factura.
👉 Te recomendamos: Zeuss Pretoleum encuentra en Comfama un aliado para su crecimiento y el de sus trabajadores.
Causales de anulación de matrícula
A continuación, se listan las causales que dan lugar a la anulación de matrícula cuando el pago se realice a través de un convenio empresarial; en dichos eventos, no habrá lugar a devolución de dinero ni a la expedición de factura a la empresa:
Por no cumplir con el mínimo establecido de alumnos antes de iniciado el programa académico, siempre que la empresa no acepte la opción de traslado de curso de alumnos.
Si el alumno solicita, por cualquier causa, la anulación de la matricula hasta un (1) día hábil antes del inicio del curso presencial. Dentro del mismo término el alumno podrá solicitar el traslado de curso en cuyo caso se generará factura a la empresa por el valor del curso donde se ha efectuado el traslado; Comfama no estará obligada a proceder con las solicitudes de traslado, y solo serán realizadas en el evento que exista disponibilidad de cupos.
Cuando el alumno deba suspender su proceso formativo por la ocurrencia de un accidente, enfermedad, o cambios por motivos laborales o de estudio que le impidan continuar con su asistencia al curso. En este caso, el estudiante podrá presentar por escrito, a través de su empresa o por cualquiera de los canales de atención de la Caja, la solicitud de cancelación del curso anexando los documentos soporte que se describen en requisitos de devolución. Si no se presenta la documentación correspondiente hasta un día antes de iniciar el 30% del curso, no se anulará la matrícula y se facturará a la empresa.
Cuando producto de un proceso de nivelación o valoración técnica el alumno deba ser reubicado y no existan cupos disponibles, se podrá anular la matrícula hasta un día antes de iniciar el 30% del curso.
Cuando la empresa asuma el valor total de la matrícula, en ningún caso habrá lugar a devoluciones de dinero al alumno. Por el contrario, cuando el pago sea mixto, respecto al porcentaje pagado por el trabajador se dará aplicación a los lineamientos establecidos en las políticas generales de devolución de matrículas venta individual que podrán ser consultados en la página web de Comfama; respecto a la empresa, el porcentaje a su cargo será descontado de la respectiva factura.
Para el programa de inglés por niveles en la modalidad de convenio empresarial, además de lo anterior, aplicarán las siguientes causales específicas para la anulación de matrículas:
Si al momento de iniciar el curso se demuestra que el estudiante no posee las competencias de lecto-escritura mínimas señaladas en el reglamento, se procederá a la anulación de la matrícula o se le ofrecerá otro curso de su interés. Solo aplica para nivel 1.
Si el estudiante mayor de edad o representante legal del menor de edad decide de manera voluntaria no firmar el contrato didáctico que debe ser formalizado el primer día de clases (formato que deben diligenciar los estudiantes para ser certificados), ya que este hecho se entenderá como la no aceptación de las disposiciones consignadas en el manual de convivencia de la Institución de ETDH.
Si el estudiante no entrega la papelería correspondiente para validar su matrícula por un accidente, enfermedad, cambios por motivos laborales o de estudio y decide no continuar con el curso, hasta un día antes de iniciar el 40% del curso se realizará la anulación de la matrícula. Si el estudiante presenta la documentación correspondiente después del tiempo definido anteriormente, se facturará al estudiante y/o a la empresa de acuerdo con las condiciones del convenio.
Requisitos para devolución de pago parcial por el usuario
Los siguientes son los soportes requeridos al alumno en el caso de solicitar saldo a favor o anulación del valor de la matricula por justa causa: incapacidad o recomendación expedida por EPS o régimen subsidiado (en el caso de los extranjeros que no puedan aportar este documento, se aceptará certificado médico con registro profesional), carta laboral o certificado de estudios.
Para los casos en que aplique la devolución en efectivo, la solicitud la debe realizar el alumno matriculado si es mayor de edad; los menores de edad deberán presentar la solicitud a través del representante legal responsable de la matrícula; si el representante legal no puede presentarse deberá autorizar a un tercero de manera escrita y autenticada por notaria. Para todos los casos quien recibe la devolución debe presentar su documento de identificación original.
No se realizarán devoluciones por transferencia electrónica para saldos inferiores a $10.000 (diez mil pesos).
La devolución se hará a través de transferencia bancaria sí la cuenta está a nombre del estudiante si es mayor de edad, o del representante legal si el estudiante es menor de edad (o de un tercero con autorización del representante legal de manera escrita y autenticada por notaria). El estudiante, el representante legal o el tercero autorizado por este último debe presentar o anexar la siguiente documentación:
Certificado bancario (físico o digital) que contenga la siguiente información: Datos del titular de la cuenta, nombre del banco, tipo de cuenta, número de cuenta, número de documento de identidad, tipo de documento de identidad. La fecha de expedición del certificado no puede ser superior a 30 días.
Copia de la cédula del titular de la cuenta.
Estas políticas podrán ser actualizadas o modificadas por Comfama en cualquier tiempo, sin previo aviso, bastando para ello su publicación en la página web.
👉Te invitamos a leer: SESLA, una empresa que acompaña el cuidado y progreso de sus trabajadores.
