Te presentamos una recopilación de buenas prácticas que reunimos con nuestro equipo de Negociación con proveedores, quienes se encargan de consolidar las necesidades de nuestra organización, negociar y realizar los contratos con los proveedores que presentan sus propuestas a Comfama.
¡Esperamos que los pongan en práctica!
Gestión en plataforma Ariba
Para participar en nuestros procesos de contratación es necesario contar con tu registro completamente diligenciado en la plataforma Ariba. Cuando el negociador te contacte para informarte que te invitarán, asegúrate de darle el usuario (correo electrónico) al que le debe llegar la invitación (si tiene diferentes usuarios) y de activarlo si es nuevo. Cumpliendo esto, podrás visualizar los términos de referencia y enviar tu propuesta. Recuerda que nuestras invitaciones son cerradas, es decir, solo las pueden visualizar y presentar propuesta aquellos proveedores invitados, además que la información enviada por Comfama en las invitaciones es confidencial y no debe ser compartida con terceros.
En nuestro sitio web https://www.comfama.com/proveedores/ encontrarás instructivos que te ayuden en el proceso o como segunda opción tienes el buzón gestionproveedorescomfama@comfama.com.co donde puedes solicitar ayuda para el ingreso a la plataforma.
Una vez recibido el correo con la invitación por parte de Negociador, ingresa a Ariba y da clic en el botón intención de participar esto garantizará que te lleguen notificaciones del proceso con respecto a posibles modificaciones, ampliaciones, entre otras. Dentro del evento en Ariba, en la pestaña Mensajes del Evento podrás encontrar todos los mensajes, adendas e información complementaria que se ha enviado con respecto al requerimiento.
Términos de referencia y aclaraciones
Los términos y condiciones del proceso de contratación reúnen la información clave para que los proveedores conozcan lo requerido y lo que se evaluará, es indispensable leerlo conscientemente, y previo a las reuniones y/o visitas aclaratorias (cuando aplique) para presentar propuestas acertadas.
El canal oficial para solicitar aclaraciones del proceso de contratación es ARIBA, es a través de la opción mensajes de evento. Lo ideal es enviarlas antes de tener las reuniones y/o visitas aclaratorias, y con el tiempo suficiente para que Comfama te pueda dar las respuestas, las cuales debes tener en cuenta para preparar las respuestas y optimizar el tiempo. No escatimes en solicitar información por insignificante que parezca, pedir fotos de referencia o inclusive información más detallada.
Elaboración y presentación de oferta
Se concreto con la información y documentación que presentas, algunas veces, más no es necesariamente mejor, constantemente recibimos documentos que no aportan al proceso y generan tiempos adicionales en la revisión y negociación.
Aunque solicitamos que presentes una propuesta ajustada al requerimiento, puedes presentar propuestas alternativas, algunas veces los proveedores conocen otras formas de solucionar la necesidad, pero no se atreven a presentarla; considerando que presentar diferentes panoramas puede ser información valiosa que le agrega valor al proceso.
Investiga a Comfama, empieza a conocernos como posible cliente, lo que nos inspira, nuestras líneas estratégicas, servicios, cobertura, como nos comunicamos, entiende nuestra marca, de manera que tu propuesta vaya acorde a nuestros propósitos. Puedes seguirnos en redes sociales como LinkedIn, Instagram, y consultar nuestra página web.
Proporciona información clara sobre costos y condiciones en la oferta, como: costos adicionales, posibles incrementos anuales, sostenimiento de precios, tiempos de fabricación/entrega, cronogramas de proceso, condiciones de mercado que puedan afectar el normal desarrollo del servicio o producto. Recuerda que la información que no se detalle en la propuesta recibida, no podrá tenerse en cuenta por lo cual se recomienda no dejar costos y/o incrementos ocultos.
Comfama busca acuerdos gana-gana, que permitan generar relaciones a largo plazo, si el requerimiento lo permite. Cuando construyas el modelo financiero de tu propuesta, trata de revisar como se puede apalancar la propuesta económica en la duración del contrato.
En los procesos generalmente solicitamos cartas de certificación de experiencia, recomendamos mantener siempre al menos de 2 a 3 cartas actualizadas, nos ha pasado que oferentes no pueden presentar esta información porque sus clientes se demoran en compartirles los certificados. Ten en cuenta que por lo general no aceptamos actas de liquidación o copias de contratos.
Comfama establece formatos para que los proveedores diligencien, esto nos facilita la homologación y calificación; te invitamos a presentar la información en los formatos preestablecidos, sin modificaciones, ejemplo: Si te entregamos un formato de Excel para que lo diligencies, no le anexes columnas, filas o elimines las existentes, tampoco lo conviertas a PDF; puedes colocar las novedades por la opción de notas y anexarle hojas adicionales de ser necesario, cuando algún ítem no aplique déjalo explícito, no en blanco.
Si encuentras que elementos legales expuestos en los términos de referencia no pueden ser aceptados por tu empresa, manifiéstalo al Negociador previa presentación de la propuesta, que permitan para llegar a un acuerdo en caso de ser adjudicado.
No dejes para último momento subir los documentos que componen la oferta, la plataforma da la opción de ir realizando cargas parciales y guardar. En caso de falla general de la plataforma comunícate con el Negociador antes de la hora del cierre de recepción de ofertas. Después de cumplido el plazo de recepción de propuestas no es posible ampliar o recibir propuestas por otro medio.
Las propuestas de los procesos de contratación no podrán recibirse por correo electrónico, ya que deben quedar consignadas en la plataforma Ariba en el tiempo estipulado.
