Gestión de ordenes de compra y contratos

Gestión de Contratos

El contrato es un documento que consta por escrito y que se encuentra conformado por cláusulas generales y específicas en las que se establecen tanto las condiciones y características del suministro o prestación del bien o servicio, como las obligaciones a cargo de las partes intervinientes.

Cada contrato tendrá una persona o equipo designado para su administración al interior de la organización, este interventor de contrato será el responsable de la ejecución del contrato y del relacionamiento y seguimiento a los proveedores.

Para los casos en los cuales estos contratos incluyen la constitución de pólizas o garantías, Comfama cuenta con un Programa de Mitigación de Riesgos de la Contratación, que tiene como finalidad garantizar la correcta cobertura de los riesgos asociados al objeto de la contratación realizada.

Nuestro Programa de Atención a Contratistas WePac para gestión de pólizas

Los seguros y garantías propuestos en los contratos pretenden respaldar los riesgos inherentes al total y oportuno cumplimiento de las obligaciones derivadas de la contratación, así como también las afectaciones generadas a terceros, u otros riesgos transferibles al mercado asegurador que beneficien el desarrollo y ejecución de la actividad social de Comfama.

Por este motivo, para Comfama reviste la mayor relevancia la eficiencia e idoneidad de este mecanismo de transferencia de los riesgos. En atención a esto, Comfama es el tomador de un esquema de contratación de las garantías o seguros contractuales, a través de un Programa de Atención a Contratistas WePac.

¿Qué es un Programa de Atención a Contratistas?

Es una solución que busca mitigar los riesgos de la compañía en su proceso de contratación, parte de esta solución son unas condiciones de seguros/garantías agrupadoras. Las condiciones están consignadas en un clausulado único diseñado a la medida de las necesidades de COMFAMA para cubrir los riesgos de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual, entre otros, derivados de los procesos de contratación que se adelanten. El programa cuenta con aseguradoras de primera línea para la expedición de las pólizas.

¿Cómo se obtienen los seguros y garantías por el programa de Atención a Contratistas?

Pensando en la efectividad del proceso de abastecimiento y en la agilidad de la expedición de las pólizas, Comfama y su aliado en seguros, WILLIS TOWERS WATSON COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS SA, en adelante WTW, tenemos implementado un programa, a través del cual se expiden las pólizas de seguro de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual derivadas de los contratos. Para el trámite de las pólizas se deberán aportar a el corredor de seguros WTW los documentos necesarios para tu vinculación como cliente y para la expedición de las pólizas.

De igual forma, deberá cancelarse la prima, a través de los diferentes medios de pago designados para ello. Una vez se realiza el pago, se hace la entrega de las pólizas expedidas. Para proceder con la expedición de las pólizas de seguros para respaldar los requerimientos de su proceso de contratación, deberá ponerse en contacto con Jessica Tamayo del Programa de Atención a Contratistas, a través de WTW, al correo Jessica.tamayo@wtwco.com o al celular 311 277 27 31.

Gestión de ordenes de compra

• Comfama emite sus órdenes de compra a través de la plataforma SAP. En esta se establecen las instrucciones de entrega con respecto a fechas, cantidades, lugar, personal autorizado para la recepción, entre otros. El proveedor debe tomar atenta nota de todos estos requerimientos y darles estricto cumplimiento.

• Comfama no acepta entregas parciales, se debe cumplir con las cantidades exactas estipuladas en la orden de compra. Si el proveedor entrega una cantidad menor que la solicitada, las unidades restantes se cancelarán automáticamente y debe esperar una nueva orden de compra en caso de que Comfama requiera las unidades faltantes.

• La entrega de la mercancía debe estar respaldada mediante remisión. Una vez se haya hecho la entrega y recepción de los bienes y servicios a satisfacción se podrá emitir la factura respectiva.

• Para la entrega de productos químicos peligrosos, tales como gases, líquidos inflamables, sólidos inflamables, sustancias comburentes y peróxidos orgánicos, sustancias tóxicas ó corrosivas u otras sustancias u objetos peligrosos, así como para aquellos proveedores que realizan la recolección de residuos peligrosos industriales u hospitalarios, es necesario que cumpla con todos los requisitos vigentes de ley para garantizar el manejo seguro de estos, desde la adquisición, el transporte y la entrega, con el fin de prevenir daños en las personas, bienes, comunidad circundante y medio ambiente.

• Para solucionar inquietudes respecto a las órdenes de compra, debes contactarte con la persona asignada por Comfama para la administración y gestión de tu contrato.