Evaluación de desempeño de proveedores
Entiende cómo se evalúa el desempeño de proveedores en Comfama, los criterios evaluados, niveles de desempeño y el proceso de mejora.
En nuestra organización realizamos la evaluación de desempeño de los proveedores durante la ejecución de los contratos. Esta es una herramienta clave que nos permite medir el desempeño, identificar oportunidades de mejora y acompañar a los proveedores para fortalecer la prestación de sus bienes y servicios.
¿Quiénes participan en la evaluación?
Equipo de Relacionamiento con Proveedores
Es el equipo responsable de gestionar todo el proceso de evaluación. Programa las evaluaciones en el sistema y acompaña el seguimiento a los planes de acción de mejora.
Administrador del contrato
Es quien gestiona y hace seguimiento a la ejecución del contrato. Realiza la evaluación del proveedor y, cuando es necesario, construye de manera conjunta los planes de acción de mejora.
Responsable que recibe el servicio
En algunos casos, los bienes o servicios son recibidos y validados por personas diferentes al administrador del contrato, ubicadas en distintas sedes y parques de Comfama. Su retroalimentación también hace parte del proceso.
¿Qué contratos se evalúan?
Contratos con valor mayor o igual a 150 SMMLV: se evalúan de forma semestral. Contratos con valor menor a 150 SMMLV: se evalúan cuando el Administrador del contrato o el área de Negociación lo solicitan. *Excepciones No se evalúan los siguientes contratos: Arrendamientos, Convenios, Leasing operativo, Renting y, Pólizas.
¿Qué evaluamos?
La evaluación considera diferentes aspectos, los cuales se ponderan según el tipo de contrato (bienes, servicios u obras), para definir el nivel de desempeño y las acciones de mejora requeridas. Entre los criterios evaluados se encuentran:
Ética y cumplimiento
Calidad (del producto, servicio, obra y entregables técnicos)
Cumplimiento en tiempos, tarifas y acuerdos pactados
Competencia técnica del personal
Capacidad de suministro y disponibilidad de recursos
Comunicación y servicio postventa
Presentación de la facturación
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
Gestión de cambios y niveles de servicio (ANS), cuando aplique
Niveles de desempeño
Satisfactorio (85 % a 100 %)
El desempeño fue adecuado durante la ejecución del contrato. El proveedor puede ser considerado para futuros procesos de contratación. Si se identifican aspectos de mejora, es posible solicitar un plan de acción al proveedor.
Con oportunidad de mejora (61 % a < 85 %)
El desempeño fue adecuado durante la ejecución del contrato. El proveedor puede ser considerado para futuros procesos de contratación. Si se identifican aspectos de mejora, es posible solicitar un plan de acción al proveedor.
No satisfactorio (0 % a < 61 %)
El desempeño presenta incumplimientos que afectan de forma crítica la ejecución del contrato. El área de Logística de Abastecimiento y el Administrador del contrato evaluarán la situación de forma detallada. Una calificación en este nivel podría incluso conllevar a la terminación anticipada del contrato.
¿Cómo conocer tu resultado?
Una vez finalizada la evaluación: Los contactos de los proveedores que estén registrados en la plataforma de abastecimiento recibirán una notificación por correo electrónico con el resumen de la evaluación. El resultado también podrá consultarse directamente en la plataforma Suplos. Los proveedores cuentan con hasta 5 días hábiles para presentar observaciones u objeciones a la evaluación, a través de la misma plataforma. El equipo de Logística de Abastecimiento y el Administrador del contrato revisarán el caso en un plazo máximo de 8 días hábiles, lo que podrá dar lugar a: La corrección de la evaluación, o una respuesta argumentada que explique el resultado obtenido.
Plan de acción de mejora
El plan de acción de mejora es un conjunto de acciones acordadas entre el proveedor y el Administrador del contrato, con el acompañamiento del equipo de Relacionamiento con Proveedores a partir de los resultados de la evaluación. Este plan: Es obligatorio para evaluaciones con puntaje inferior al 85 %. Puede aplicarse también cuando el Administrador del contrato lo considere necesario. El seguimiento al cumplimiento de las acciones definidas permitirá evaluar la continuidad del proveedor y fortalecer su desempeño futuro.